Век живи, век учись

28 мая на конференции MSBEvents «Финансовое планирование и контроль в банках» наш уважаемый партнер - Банк Уралсиб – рассказал о том, как 2000 участников бюджетного процесса в банке постепенно отказывались от привычки вести бюджет в электронных таблицах и осваивали новую систему бюджетирования.

Решения Intersoft Lab для автоматизации сметного планирования и контроля используют десятки банков, проектный опыт компании реально большой. Но впервые за свою многолетнюю практику мы встретили в лице менеджеров Банка Уралсиб заказчиков, которые твердой рукой задали проекту единственно правильный ритм, во многом перечеркнув наши представления о типичных ожиданиях банков от подобных инициатив.

По опыту, автоматизация бюджетирования – это почти всегда аврал. Начало проекта по разным причинам откладывают до последнего, а потом начинается гонка. Те, кто внедряют сметное планирование, стремятся успеть к старту бюджетной кампании, те, у кого «горит» контроль исполнения бюджета – торопятся к началу года, реже квартала. Чудес не бывает, развернуть решение быстрее, чем за 3-4 месяца, невозможно. Но на этот срок можно рассчитывать, если заказчик полностью готов методически, выделил персонал для согласования ТЗ почти на full time и не пробуксовывает ни на одном этапе.

И вот когда почти весь путь пройден, у заказчиков наступает понимание, что разворачивание ПО, его настройка и интеграция еще не гарантируют успеха проекта. Самое сложное – запустить новую систему в жизнь, чтобы её приняли сотрудники банка. Любой вендор подтвердит, как непросто заменить пусть не идеальный, но привычный и проверенный инструмент самым лучшим ИТ-решением. Причин неприятия нового может быть много, речь сейчас не о них, а о том, как преодолеть естественное сопротивление переменам.

В решении этой задачи Банк Уралсиб поломал все стереотипы:

ВО-ПЕРВЫХ, проект стартовал с автоматизации планирования, то есть методически более сложной задачи; на практике так поступают крайне редко.

ВО-ВТОРЫХ, менеджмент сразу подошел к установке сроков проекта максимально взвешенно, не ставя заведомо невыполнимых целей.

В-ТРЕТЬИХ, заказчик по собственной инициативе разделил «проникновение» нового ПО в бюджетный процесс на шаги, которые корректировал по мере получения обратной связи от пользователей внутри банка:

• в рамках бюджетной кампании 2020 банк погрузил в систему сразу 200 сотрудников, проведя тестовое планирование ИТ-бюджета; это позволило объективно оценить готовность пользователей принять новую систему и уточнить дальнейшие шаги,
• поэтому в бюджетной кампании 2021 в системе готовился уже бюджет всего банка, но методология планирования была укрупнена – в планировании участвовали только ответственные представители подразделений; в результате систему освоили ключевые участники бюджетного процесса;
• третий цикл планирования должен пройти согласно утвержденной методике в масштабах всей организации;

НАКОНЕЦ, параллельно вовлечению персонала в процесс планирования в апреле 2021 года в опытную эксплуатацию была запущена функциональность для контроля и учета исполнения бюджета; к системе подключили сразу почти 2000 сотрудников; это позволит подготовить всех участников бюджетного процесса к кампании 2022.

Подход Банка Уралсиб к адаптации персонала к цифровым инструментам бюджетирования и преодолению Excel-ментальности уникален. Подробнее читайте здесь, а еще лучше – слушайте запись доклада на сайте организаторов мероприятия.

Ну как тут не вспомнить Сенеку: «Век живи - век учись [тому, как следует жить]».